Lagringsperioderna nedan är riktlinjer som baseras på typen av register. Denna matris för datalagring ska läsas tillsammans med koncernens policy för lagring och förstöring av data, som förklarar hur denna matris ska användas för att hjälpa koncernen att uppfylla sina skyldigheter avseende datalagring enligt dataskyddslagar. Lagringsperioderna bör anpassas till/med de respektive perioder som anges i de olika inventeringarna av datauppsättningar (även kallade ‘register över behandlingsaktiviteter’). Nedan följer ett utdrag ur vår interna policy för lagring och förstöring av data Lagringsperioder för spelardata - iGaming: Datakategori Syfte Rättslig grund Varaktighet Början av perioden Var lagras dessa? Dataägare Transaktionsdata Skatt & redovisning Rättslig skyldighet Sista transaktionen Sensei, backoffice, Sisense, hive, redshift, s3, mysql(bdp- staging) Teknik Kontoregistreringsdata (inklusive SVJ- och RGIAJ-samtal, spelar- eller personalbeslut som påverkar spelarkonton eller betalningsmetoder) AML Rättslig skyldighet OBS: Om det innehåller skatterelevanta uppgifter, då 10 år för DE Efter avslutat konto eller vid tidpunkten för rapportering av en ovanlig transaktion Sensei, backoffice, Sisense, hive, redshift, s3, mysql(bdp- staging) Teknik Identifierings- och verifieringsdata (KYC, AML) (Annan dokumentation och information som erhållits från pålitliga oberoende källor) AML Rättslig skyldighet OBS: Om det innehåller skatterelevanta uppgifter, då 10 år för DE Efter avslutat konto eller vid tidpunkten för rapportering av en ovanlig transaktion Sensei, backoffice, Jumio, hive, redshift, s3, mysql(bdp- staging), Sisense Teknik Anteckningar om spelarens konto AML Rättslig skyldighet Efter avslutat konto eller vid tidpunkten för rapportering av en ovanlig transaktion Sensei, backoffice, mysql(bdp- staging) Teknik Spelhistorik AML & Direktiv om skydd av spelare Rättslig skyldighet Efter avslutat konto Sensei, backoffice, Sisense, hive, redshift, s3, mysql(bdp- staging) Teknik Kontrakt För att uppfylla avtalsenliga skyldigheter Avtalsenlig skyldighet OBS: För ON - behöver i allmänhet inte sparas utom i den utsträckning de hänför sig till de listade kategorierna av information som måste sparas i avsnitt 20.2 i iGO:s AML Operational Guidance. Efter avslutat konto Confluence, Sugarsync Juridik och kasinoverksamhet Affärskorrespondens och spelarinteraktion AML Rättslig skyldighet OBS: För ON - behöver i allmänhet inte sparas utom i den utsträckning de hänför sig till de listade kategorierna av information som måste sparas i avsnitt 20.2 i iGO:s AML Operational Guidance. Efter avslutat konto Intercom, Google Mailboxes Teknik Självuteslutande uppgifter (obestämd period) (inklusive NSE & SE) Skydd mot spelberoende Rättslig skyldighet Från utgången av självuteslutningsperioden Sensei, backoffice, hive, redshift, s3, Sisense Teknik Självuteslutande uppgifter (obestämd period) (inklusive NSE & SE) Skydd mot spelberoende Rättslig skyldighet Omedelbart Sensei, backoffice, hive, redshift, s3, Sisense Teknik Uppgifter om ansvarsfullt spelande RG, AML Rättslig skyldighet Från tidpunkten för uppsägning Sensei, backoffice, hive, redshift, s3, Sisense Teknik Andra lagringsperioder för data: Datakategori Syfte Rättslig grund Varaktighet Början av perioden Var lagras dessa? Dataägare CCTV-bilder Säkerhet på kontoret Rättslig skyldighet Från datan i filmen Internl IT Intern IT Information, inklusive loggar, som rör efterlevnad av lagen, AGCO:s standarder och krav och/eller efterlevnad av kontrollaktiviteter Licensiering i Ontario Rättslig skyldighet Omedelbart vid skapandet av inspelningen Confluence Efterlevnad & juridik Lagringsperioder för finansiella handlingar: Datakategori Syfte Rättslig grund Varaktighet Början av perioden Var lagras dessa? Dataägare Skatte- och socialförsäkringsregister Finansiell bokföring Rättslig skyldighet Omedelbart vid skapandet av registret Bamboohr och Dakar HR & lön Personuppgifter om leverantörer och konsulter (namn, efternamn och IBAN-nummer) Finansiell bokföring Rättslig skyldighet Efter uppsägning av avtal Finansiella system: SUN, ERP Enhet4 Finans Beräkning av löner Finansiell bokföring Rättslig skyldighet Omedelbart vid skapandet av registret Dakar, Google Drive, E-post Finans & lön Upphandlingsregister (inkluderar leverantörens IBAN-nummer, leverantörsadress, leverantörsuppgifter, leverantörsfakturor, leverantörsavtal) Finansiell bokföring Rättslig skyldighet Omedelbart vid skapandet av registret Mjukkopior sparas på V: och papperskopior förvaras i skåp på vårt kontor Avtal på Confluence Finans & juridik Bokföringsposter Finansiell bokföring Rättslig skyldighet Omedelbart vid skapandet av registret Mjuka kopior sparas på V: och papperskopior förvaras i skåp på vårt kontor Finans Inventarieförteckning Finansiell bokföring Rättslig skyldighet Omedelbart vid skapandet av registret Vi lagrar inte detta Årliga finansiella rapporter Finansiell bokföring Rättslig skyldighet Omedelbart vid skapandet av registret Mjuka kopior sparas på V: och papperskopior förvaras i skåp på vårt kontor. Finans Lagringsperioder för HR-data: Dataobjekt Varaktighet (enligt nedan utom för ES som bör vara 4 år) Anledning Var förvaras dessa? Ägare För- och efternamn (inklusive önskat namn) Kap. 594 kräver att varje arbetsgivare tillhandahåller Jobsplus en förteckning över anställda som var i hans tjänst vid en viss tidpunkt, i enlighet med bolagets krav. Ingen tidsgräns anges i lag. S.L. 452.83 anger att det ska vara arbetsgivarens skyldighet att förse direktören för sysselsättning och industriella relationer (DIER) med all information som direktören kan begära. Ingen tidsgräns anges i lagen. BambooHR, Engagedly Medarbetarnas upplevelse Bostadsadress Kap. 594 kräver att varje arbetsgivare tillhandahåller Jobsplus en förteckning över anställda som var i hans tjänst vid en viss tidpunkt, i enlighet med bolagets krav. Ingen tidsgräns anges i lag. S.L. 452.83 anger att det ska vara arbetsgivarens skyldighet att förse direktören för sysselsättning och industriella relationer (DIER) med all information som direktören kan begära. Ingen tidsgräns anges i lagen. BambooHR Medarbetarnas upplevelse E-postadresser (privat + arbete) Affärsmässigt berättigat intresse BambooHR, Engagedly Medarbetarnas upplevelse Telefon (privat mobil + arbetsmobil) (BEHÅLL INTE HEMNUMMER) Affärsmässigt berättigat intresse BambooHR Medarbetarnas upplevelse Födelsedatum Kap. 594 kräver att varje arbetsgivare tillhandahåller Jobsplus en förteckning över anställda som var i hans tjänst vid en viss tidpunkt, i enlighet med bolagets krav. Ingen tidsgräns anges i lag. S.L. 452.83 anger att det ska vara arbetsgivarens skyldighet att förse direktören för sysselsättning och industriella relationer (DIER) med all information som direktören kan begära. Ingen tidsgräns anges i lagen. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Nationalitet/medborgarskap Kap. 594 föreskrivs att brott enligt lagen preskriberas i sex år. Eftersom det är ett brott enligt lagen att anställa någon utan tillstånd krävs bevis på nationalitet (inget behov av tillstånd) i sex år. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Uppgifter om bankkonto Affärsmässigt berättigat intresse BambooHR Medarbetarnas upplevelse Nationell försäkring och personnummer CIR har åtta år på sig att göra en bedömning och ytterligare åtta år på sig att kräva betalning. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Skattenummer CIR har åtta år på sig att göra en bedömning och ytterligare åtta år på sig att kräva betalning. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Hälsa (olycksfalls- och incidentrapporter, riskbedömningar för mödraskap, bedömningar av arbetsstationer) OBS: Om det finns anställda i DE, bör detta vara regelbundet 6 år, dock inte längre än 10 år efter uppsägning eller avgång av de anställda i DE Kap 424 innehåller en preskriptionstid på sex år för hälso- och säkerhetsbrott. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Bilder/ Anställdas foton + samtycke till foto/video Affärsmässigt berättigat intresse BambooHR Medarbetarnas upplevelse ID-kortnummer (behåll inte en skanning av fram- och baksida i dokumenten) Kap. 594 kräver att varje arbetsgivare tillhandahåller Jobsplus en förteckning över anställda som var i hans tjänst vid en viss tidpunkt, i enlighet med bolagets krav. Ingen tidsgräns anges i lag. S.L. 452.83 anger att det ska vara arbetsgivarens skyldighet att förse direktören för sysselsättning och industriella relationer (DIER) med all information som direktören kan begära. Ingen tidsgräns anges i lagen. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Pass Kap 594 föreskriver att brott enligt lagen preskriberas i sex år. Eftersom det är ett brott enligt lagen att anställa någon utan tillstånd krävs bevis på nationalitet (inget behov av tillstånd) i sex år. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Utbildning/Träning Kap 16 föreskriver att de flesta civilrättsliga mål måste väckas inom högst fem år. Det kan vara nödvändigt att bevisa en anställds kompetens att försvara sig i en civilrättslig process, och därför är det motiverat att behålla denna information i fem år. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Undertecknat anställningsavtal Kap 16 föreskriver att de flesta civilrättsliga mål måste väckas inom högst fem år. Det kan vara nödvändigt att bevisa en anställds kompetens att försvara sig i en civilrättslig process, och därför är det motiverat att behålla denna information i fem år. BambooHR Medarbetarnas upplevelse CV för anställd Kap 16 föreskriver att de flesta civilrättsliga mål måste väckas inom högst fem år. Det kan vara nödvändigt att bevisa en anställds kompetens att försvara sig i en civilrättslig process, och därför är det motiverat att behålla denna information i fem år. BambooHR Medarbetarnas upplevelse CV för personer som inte var anställda (inklusive eventuella andra uppgifter om sökanden) Anspråk kan väckas av potentiell anställd upp till 4 månader efter att ha informerats om icke-urval. CV:n ska kasseras efter 6 månader om inte samtycke till att behålla dem längre finns. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Referensuppgifter (namn, efternamn, titel, kontaktnummer och e-postadress) Kap 16 föreskriver att de flesta civilrättsliga mål måste väckas inom högst fem år. Det kan vara nödvändigt att bevisa en anställds kompetens att försvara sig i en civilrättslig process, och därför är det motiverat att behålla denna information i fem år. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Årliga medarbetarsamtal Kap 16 föreskriver att de flesta civilrättsliga mål måste väckas inom högst fem år. Det kan vara nödvändigt att bevisa en anställds kompetens att försvara sig i en civilrättslig process, och därför är det motiverat att behålla denna information i fem år. BambooHR, Engagedly Medarbetarnas upplevelse Anställdas status CIR har åtta år på sig att göra en bedömning och ytterligare åtta år på sig att kräva betalning. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Arbetstillstånd Kap. 594 föreskrivs att brott enligt lagen preskriberas i sex år. Eftersom det är ett brott enligt lagen att anställa någon utan tillstånd, ska arbetstillståndet behållas i sex år. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Rapporter om skador i tjänsten Kap 424 finns en preskriptionstid på sex år för hälso- och säkerhetsbrott. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Skriftliga varningar Kap 16 föreskriver att de flesta civilrättsliga mål måste väckas inom högst fem år. Det kan vara nödvändigt att bevisa en anställds kompetens att försvara sig i en civilrättslig process, och därför är det motiverat att behålla denna information i fem år. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Intyg om sjukfrånvaro Affärsmässigt berättigat intresse Fram till 75 års ålder, varefter de ska förstöras - baserat på arbetsrelaterad långtidssjukdom. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Semesterledighetskort/data Varefter de ska förstöras. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Storlek på T-shirt/hoodie BambooHR Medarbetarnas upplevelse Job Plus anställnings- och uppsägningsdokument BambooHR Medarbetarnas upplevelse FS3 årsredovisningar och FS4 skattehandlingar 8+8 år från uppsägning eller avgång eftersom CIR har åtta år på sig att göra en bedömning och ytterligare åtta år på sig att kräva betalning. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Ersättning (ikraftträdandedatum, lönesats, löneart, löneschema) Sådana uppgifter (i HR-systemet) bör sparas i fem år i enlighet med de preskriptionstider som tillåts enligt civilrätten i Malta. Å andra sidan bör liknande detaljerade uppgifter i lönesystemet sparas i 10 år för att uppfylla skyldigheterna enligt aktiebolagslagen. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Ersättningar (datum, typ av ersättning, belopp, kommentar) Sådana uppgifter (i HR-systemet) bör sparas i fem år i enlighet med de preskriptionstider som tillåts enligt civilrätten i Malta. Å andra sidan bör liknande detaljerade uppgifter i lönesystemet sparas i 10 år för att uppfylla skyldigheterna enligt aktiebolagslagen. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Nödkontakter (namn, relation, telefon, e-post, adress) BambooHR Medarbetarnas upplevelse Saldo för ledig tid Tid som tas ut för semester, sjukdom, studier etc, då kan dessa uppgifter (i detalj, datum, dagar etc) sparas under en period av 2,5 år efter anställningens upphörande. Företaget kan dock sedan sammanställa uppgifterna för att behålla dem som statistik (utan att kunna hänvisa tillbaka till individen) som kan sparas på obestämd tid. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Senaste lönebesked eller FS3 från tidigare anställning Lönebesked krävs för att beräkna skatten för den första betalningen. BambooHR Medarbetarnas upplevelse Polisanmälan (Bevaras endast för utvalda anställda) Bevaras endast för jurister, styrelseledamöter och nyckelpersoner till dess att giltighetstiden löpt ut för att kunna svara på DD-förfrågningar. BambooHR Medarbetarnas upplevelseSchema för lagring av data
Schema 1 - Schema för bevarande av dokumentation Riktlinjer för bevarandeperioder
Avsnitt A
Version: 1.5
Senast uppdaterad: 27/11/24
