Aikataulu 1 - Tietueiden säilytysaikataulun ohjeistetut säilytysajat Jäljempänä esitetyt ohjeistukset perustuvat tietueen tyyppiin. Tätä tietojen säilyttämismatriisia tulisi lukea yhdessä konsernin tietojen säilyttämis- ja hävittämispolitiikan kanssa. Siinä selitetään, miten matriisia tulisi käyttää, jotta konserni voisi noudattaa tietosuojalainsäädännön mukaisia tietojen säilyttämisvelvoitteitaan. Säilytysajat tulee sovittaa yhteen eri tietokokonaisuuksien vastaavien (joihin viitataan myös nimellä ‘Tietojenkäsittelytoiminnan kirjaukset’) ajanjaksojen kanssa. Seuraava on ote sisäisestä tietojen säilyttämis- ja tuhoamiskäytännöstämme Osa A Pelaajien tietojen säilytysajat - iGaming: Tietoluokka Tarkoitus Laillinen peruste Kesto Ajanjakson alku Missä niitä säilytetään? Tiedon omistaja Tapahtumatiedot Verotus & kirjanpito Laillinen velvoite Viimeinen tapahtuma Sensei, backoffice, Sisense, hive, redshift, s3, mysql(bdp- staging) Tekniikka Tilin rekisteröintitiedot (mukaan lukien SVJ- ja RGIAJ-puhelut, pelaaja- tai henkilöstöpäätökset, jotka vaikuttavat pelaajatileihin tai maksutapoihin) Rahanpesun torjunta (AML) Laillinen velvoite HUOM: Jos sisältää verotuksellisia tietoja, Saksan osalta 10 vuotta Tilin sulkemisen tai epätavallisen tapahtuman raportoinnin jälkeen Sensei, backoffice, Sisense, hive, redshift, s3, mysql(bdp- staging) Tekniikka Tunnistus- ja vahvistustiedot (KYC, AML) (Muut asiakirjat ja tiedot on saatu luotettavista riippumattomista lähteistä) Rahanpesun torjunta Laillinen velvoite HUOM: Jos sisältää verotuksellisia tietoja, Saksan osalta 10 vuotta Tilin sulkemisen tai epätavallisen tapahtuman raportoinnin jälkeen Sensei, backoffice, Jumio, hive, redshift, s3, mysql(bdp- staging), Sisense Tekniikka Pelaajan tiliä koskevat huomautukset Rahanpesun torjunta Laillinen velvoite Tilin sulkemisen tai epätavallisen tapahtuman raportoinnin jälkeen Sensei, backoffice, mysql(bdp- staging) Tekniikka Pelihistoria Rahanpesun torjunta & Pelaajansuojelu-direktiivi Laillinen velvoite Tilin sulkemisen jälkeen Sensei, backoffice, Sisense, hive, redshift, s3, mysql(bdp- staging) Tekniikka Sopimukset Sopimusvelvoit-teiden noudattaminen Sopimus-velvoitteet HUOM: ON - ei yleensä tarvitse säilyttää, paitsi siltä osin kuin ne liittyvät iGO:n rahanpesun torjuntaa (AML) koskevien toimintaohjeiden kohdassa 20.2 lueteltuihin tietoluokkiin, jotka on säilytettävä. Tilin sulkemisen jälkeen Confluence, SugarSync Oikeudellinen ja kasinotoiminta Liikekirjeenvaihto ja vuorovaikutus pelaajien kanssa Rahanpesun torjunta Laillinen velvoite HUOM: ON - ei yleensä tarvitse säilyttää, paitsi siltä osin kuin ne liittyvät iGO:n rahanpesun torjuntaa (AML) koskevien toimintaohjeiden kohdassa 20.2 lueteltuihin tietoluokkiin, jotka on säilytettävä. Tilin sulkemisen jälkeen Intercom, Google postilaatikot Tekniikka Omaehtoista poissulkemista koskevat tiedot (määritetty ajanjakso) (mukaan lukien NSE ja SE). Suojelu peliriippuvuutta vastaan Laillinen velvoite Omaehtoisen poissulkemisajan päättymisestä Sensei, backoffice, hive, redshift, s3, Sisense Tekniikka Omaehtoista poissulkemista koskevat tiedot (määrittelemätön ajanjakso) (mukaan lukien NSE & SE). Suojelu peliriippuvuutta vastaan Laillinen velvoite Välitön Sensei, backoffice, hive, redshift, s3, Sisense Tekniikka Vastuullista pelaamista koskevat tiedot Vastuullinen pelaaminen, Rahanpesun torjunta Laillinen velvoite Lopettamishet-kestä alkaen Sensei, backoffice, hive, redshift, s3, Sisense Tekniikka Muut tietojen säilytysajat: Tietoluokka Tarkoitus Laillinen peruste Kesto Ajanjakson alku Missä niitä säilytetään? Tiedon omistaja Valvontakameran kuvamateriaali Toimistoturval-lisuus Lakivelvoite Kuvaamispäivästä lähtien Sisäinen IT Sisäinen IT Tiedot, mukaan lukien lokitiedot, jotka liittyvät lain, AGCO:n standardien ja vaatimusten noudattamiseen ja/tai valvontatoimien noudattamiseen. Lisensointi Ontariossa Lakivelvoite Välittömästi tietuetta luotaessa Confluence Compliance & Lakiasiat Taloudellisten asiakirjojen säilytysajat: Tietoluokka Tarkoitus Laillinen peruste Kesto Ajanjakson alku Missä niitä säilytetään? Tiedon omistaja Vero- ja sosiaalivakuutus-rekisterit Taloushallinnon kirjanpito Lakivelvoite Välittömästi tietuetta luotaessa Bamboohr ja Dakar Henkilöstö-hallinto ja palkanlaskenta Toimittajan ja konsulttien henkilötiedot (nimi, sukunimi ja IBAN-numero) Taloushallinnon kirjanpito Lakivelvoite Sopimuksen päättymisen jälkeen Taloushallinnon järjestelmät: SUN, ERP - Unit4 Taloushallinto Palkanlaskenta Taloushallinnon kirjanpito Lakivelvoite Välittömästi tietuetta luotaessa Dakar, Google Drive, Sähköpostit Taloushallinto ja palkanlaskenta Hankintatiedot (sisältää toimittajan IBAN-tilinumeron, toimittajan osoitteen, toimittajan tiedot, toimittajan laskut, toimittajasopi-mukset) Taloushallinnon kirjanpito Lakivelvoite Välittömästi tietuetta luotaessa Sähköiset kopiot on tallennettu palvelimelle ja paperikopiot säilytetään toimiston kaapeissa. Sopimukset Confluence-järjestelmässä Taloushallinto ja lakiasiat Kirjanpitoaineisto Taloushallinnon kirjanpito Lakivelvoite Välittömästi tietuetta luotaessa Sähköiset kopiot on tallennettu palvelimelle ja paperikopiot säilytetään toimiston kaapeissa. Taloushallinto Inventaariotiedot Taloushallinnon kirjanpito Lakivelvoite Välittömästi tietuetta luotaessa Emme varastoi näitä Vuosittainen tilinpäätös Taloushallinnon kirjanpito Lakivelvoite Välittömästi tietuetta luotaessa Sähköiset kopiot on tallennettu palvelimelle ja paperikopiot säilytetään toimiston kaapeissa. Taloushallinto Henkilöstötietojen säilytysajat: Tieto Kesto (kuten alla paitsi ES, jossa se on 4 vuotta) Syy Missä näitä säilytetään? Omistaja Etu- ja sukunimi (mukaan lukien ensijainen nimi) Artiklan 594 luvun mukaan jokaisen työnantajan on toimitettava Jobsplusille luettelo työntekijöistä, jotka olivat hänen palveluksessaan tiettynä ajankohtana. Laissa ei ole asetettu määräaikaa. S.L. 452.83:n mukaan työnantajan velvollisuutena on toimittaa työllisyys- ja työmarkkinasuhteista vastaavalle johtajalle (DIER) kaikki tämän pyytämät tiedot. Laissa ei ole asetettu määräaikaa. BambooHR, Engagedly Työntekijäkokemus Asuinpaikan osoite Artiklan 594 mukaan jokaisen työnantajan on toimitettava Jobsplusille luettelo työntekijöistä, jotka olivat hänen palveluksessaan tiettynä ajankohtana. Laissa ei ole asetettu määräaikaa. S.L. 452.83:n mukaan työnantajan velvollisuutena on toimittaa työllisyys- ja työmarkkinasuhteista vastaavalle johtajalle (DIER) kaikki tämän pyytämät tiedot. Laissa ei ole asetettu määräaikaa. BambooHR Työntekijäkokemus Sähköpostiosoitteet (henkilökohtainen ja työ) Liiketoiminnan oikeutettu etu BambooHR, Engagedly Työntekijäkokemus Matkapuhelinnumero (henkilökohtainen ja työ) (KIINTEÄN LINJAN NUMEROA EI SÄILYTETÄ) Liiketoiminnan oikeutettu etu BambooHR Työntekijäkokemus Syntymäaika Artiklan 594 luvun mukaan jokaisen työnantajan on toimitettava Jobsplusille luettelo työntekijöistä, jotka olivat hänen palveluksessaan tiettynä ajankohtana. Laissa ei ole asetettu määräaikaa. S.L. 452.83:n mukaan työnantajan velvollisuutena on toimittaa työllisyys- ja työmarkkinasuhteista vastaavalle johtajalle (DIER) kaikki tämän pyytämät tiedot. Laissa ei ole asetettu määräaikaa. BambooHR Työntekijäkokemus Kansallisuus/ kansalaisuus Artiklassa 594 säädetään, että lain mukaiset rikkomukset vanhenevat kuudessa vuodessa. Koska jonkun työllistäminen ilman lupaa on artiklan mukaan rikos, vaaditaan todiste kansalaisuudesta (lupaa ei tarvita) kuuden vuoden ajan. BambooHR Työntekijäkokemus Pankkitilin tiedot Liiketoiminnan oikeutettu etu BambooHR Työntekijäkokemus Kansallinen vakuutus- ja sosiaaliturvatunnus CIR:llä (Corprate interest Restriction) on kahdeksan vuotta aikaa esittää arviointi ja vielä kahdeksan vuotta vaatia maksua. BambooHR Työntekijäkokemus Veronumero CIR:llä (Corprate interest Restriction) on kahdeksan vuotta aikaa esittää arviointi ja vielä kahdeksan vuotta vaatia maksua. BambooHR Työntekijäkokemus Terveys (onnettomuus- ja tapaturmaraportit; äitiysriskin arvioinnit; työpistearvioinnit) HUOM: Jos Saksassa on työntekijöitä, sen tulisi olla säännöllisesti 6 vuotta, kuitenkin enintään 10 vuotta Saksan työntekijän irtisanoutumisesta tai eroamisesta. Artikla sisältää kuuden vuoden vanhentumisajan terveys- ja turvallisuusrikkomuksille. BambooHR Työntekijäkokemus Kuvat/työntekijöiden valokuvat + suostumus valokuvan/videoon Liiketoiminnan oikeutettu etu BambooHR Työntekijäkokemus Henkilökortin numero (älä säilytä skannattua etu- ja takaosaa asiakirjoissa) Artiklan 594 mukaan jokaisen työnantajan on toimitettava Jobsplusille luettelo työntekijöistä, jotka olivat hänen palveluksessaan tiettynä ajankohtana. Laissa ei ole asetettu määräaikaa. S.L. 452.83:n mukaan työnantajan velvollisuutena on toimittaa työllisyys- ja työmarkkinasuhteista vastaavalle johtajalle (DIER) kaikki tämän pyytämät tiedot. Laissa ei ole asetettu määräaikaa. BambooHR Työntekijäkokemus Passi Artiklassa 594 säädetään, että lain mukaiset rikkomukset vanhenevat kuudessa vuodessa. Koska jonkun työllistäminen ilman lupaa on artiklan mukaan rikos, vaaditaan todiste kansalaisuudesta (lupaa ei tarvita) kuuden vuoden ajan. BambooHR Työntekijäkokemus Koulutus Artiklan 16 mukaan useimmat siviilikanteet on nostettava enintään viiden vuoden kuluessa. Voi olla tarpeen todistaa työntekijän pätevyys puolustaa siviilikannetta, ja siksi näiden tietojen säilyttäminen viiden vuoden ajan on perusteltua. BambooHR Työntekijäkokemus Allekirjoitettu työsopimus Artiklan 16 mukaan useimmat siviilikanteet on nostettava enintään viiden vuoden kuluessa. Voi olla tarpeen todistaa työntekijän pätevyys puolustaa siviilikannetta, ja siksi näiden tietojen säilyttäminen viiden vuoden ajan on perusteltua. BambooHR Työntekijäkokemus Työntekijän ansioluettelo 5 vuotta työsuhteen päättämisestä tai irtisanoutumisesta Artiklan 16 mukaan useimmat siviilikanteet on nostettava enintään viiden vuoden kuluessa. Voi olla tarpeen todistaa työntekijän pätevyys puolustaa siviilikannetta, ja siksi näiden tietojen säilyttäminen viiden vuoden ajan on perusteltua. BambooHR Työntekijäkokemus Niiden henkilöiden ansioluettelot, joita ei palkattu työhän (mukaan lukien muut hakijatiedot). Mahdollinen työntekijä voi nostaa kanteen 4 kuukauden kuluessa siitä, kun hänelle on ilmoitettu tulleensa hylätyksi valinnassa. Ansioluettelot on hävitettävä 6 kuukauden kuluttua, jollei suostumusta niiden säilyttämiseen ole. BambooHR Työntekijäkokemus Viitetiedot (nimi, sukunimi, titteli, yhteystietonumero ja sähköpostiosoite). Artiklan 16 mukaan useimmat siviilikanteet on nostettava enintään viiden vuoden kuluessa. Voi olla tarpeen todistaa työntekijän pätevyys puolustaa siviilikannetta, ja siksi näiden tietojen säilyttäminen viiden vuoden ajan on perusteltua. BambooHR Työntekijäkokemus Vuotuiset arvioinnit Artiklan 16 mukaan useimmat siviilikanteet on nostettava enintään viiden vuoden kuluessa. Voi olla tarpeen todistaa työntekijän pätevyys puolustaa siviilikannetta, ja siksi näiden tietojen säilyttäminen viiden vuoden ajan on perusteltua. BambooHR, Engagedly Työntekijäkokemus Työntekijän asema CIR:llä (Corprate interest Restriction) on kahdeksan vuotta aikaa esittää arviointi ja vielä kahdeksan vuotta vaatia maksua. BambooHR Työntekijäkokemus Työlupa Artiklassa 594 säädetään, että lain mukaiset rikkomukset vanhenevat kuudessa vuodessa. Koska jonkun työllistäminen ilman lupaa on artiklan mukaan rikos, vaaditaan todiste kansalaisuudesta (lupaa ei tarvita) kuuden vuoden ajan. BambooHR Työntekijäkokemus Työtapaturmaraportit Artikla 424 määrittää kuuden vuoden vanhentumisajan työterveys- ja turvallisuusrikkomuksille. BambooHR Työntekijäkokemus Kirjalliset varoitukset Artiklan 16 mukaan useimmat siviilikanteet on nostettava enintään viiden vuoden kuluessa. Voi olla tarpeen todistaa työntekijän pätevyys puolustaa siviilikannetta, ja siksi näiden tietojen säilyttäminen viiden vuoden ajan on perusteltua. BambooHR Työntekijäkokemus Sairauslomatodistukset Liiketoiminnan oikeutettu etu 75-vuotiaaksi asti, jonka jälkeen ne on tuhottava - työperäisen pitkäaikaissairauden perusteella. BambooHR Työntekijäkokemus Vuosilomatiedot Jonka jälkeen ne tulee tuhota BambooHR Työntekijäkokemus T-paidan/hupparin kokotiedot BambooHR Työntekijäkokemus Job Plus työsuhteen ja sen päättymiseen liittyvät asiakirjat BambooHR Työntekijäkokemus FS3-palkkalaskelma ja FS4-veroasiakirjat 8+8 vuotta työsuhteen päättämisestä tai irtisanoutumisesta, koska CIR:llä (Corporate Interest Restriction) vuotta aikaa esittää arviointi ja vielä kahdeksan vuotta vaatia maksua. BambooHR Työntekijäkokemus Palkkatiedot (voimaantulopäivä, palkkaprosentti, palkkatyyppi, palkkataulukko) Tällaisia tietoja (henkilöstöhallinta-järjestelmässä) on säilytettävä 5 vuoden ajan Maltan siviilioikeuden ohjeistamien määräaikojen mukaisesti. Toisaalta palkkajärjestelmässä vastaavat yksityiskohtaiset tiedot tulisi säilyttää 10 vuoden ajan osakeyhtiölain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi. BambooHR Työntekijäkokemus Korvaukset (päivämäärä, korvaustyyppi, määrä, huomautukset) Tällaisia tietoja (henkilöstöhallinta-järjestelmässä) on säilytettävä 5 vuoden ajan Maltan siviilioikeuden ohjeistamien määräaikojen mukaisesti. Toisaalta palkkajärjestelmässä vastaavat yksityiskohtaiset tiedot tulisi säilyttää 10 vuoden ajan osakeyhtiölain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi. BambooHR Työntekijäkokemus Hätäyhteyshenkilöt (nimi, sukulaisuussuhde, puhelin, sähköpostiosoite, osoite) BambooHR Työntekijäkokemus Vapaa-ajan saldo Loma-, sairaus-, opiskelu- jne. ajalta, nämä tiedot (yksityiskohtaisesti, päivämäärät, päivät jne.) voitaisiin säilyttää 2,5 vuoden ajan työsuhteen päättymisen jälkeen. Yritys voi kuitenkin koota tiedot yhteen ja säilyttää ne tilastoina (ilman, että niitä voidaan yhdistää yksittäiseen henkilöön), joita voidaan säilyttää määräämättömän ajan. BambooHR Työntekijäkokemus Viimeisin palkkakuitti tai FS3-palkkalaskelma edellisestä työpaikasta Ensimmäisen maksun veron laskemiseksi tarvitaan palkkatodistuksia. BambooHR Työntekijäkokemus Poliisin menettely (säilytetään vain valittuja henkilöiltä varten) Säilytetään ainoastaan lakiosastoa, johtajia ja avainasemassa olevia henkilöitä varten, kunnes niiden voimassaolo päättyy, jotta voidaan vastata Due Diligence-pyyntöihin. BambooHR TyöntekijäkokemusTietojen säilyttämisaikataulu
Versio: 1.5
Päivitetty viimeksi: 27.11.2024
